Foto del team aziendale: checklist per organizzare lo shooting in ufficio

Organizzare le foto del team aziendale in ufficio è un lavoro di segreteria prima che di fotografia. Chi lo fa di solito non è un fotografo. È una persona dell’HR, un office manager, una collega che si è presa l’incarico tra mille altre cose. Sono fotografo dal 1999 e lavoro con professionisti e team aziendali a Milano. La differenza tra una giornata liscia e una faticosa sta quasi sempre nell’organizzazione, non nella fotocamera.

Questa guida è scritta per chi deve organizzare, non per chi deve decidere se investire. Troverai una checklist in tre tempi: prima, il giorno stesso, dopo. E poi un messaggio da copiare per avvisare i colleghi, più le domande da fare al fotografo. Se cerchi invece prezzi e condizioni dei miei ritratti per team e manager a Milano, sono nella pagina del servizio: qui non li ripeto.

Chi c’è e chi decide: elenco partecipanti e referente unico

La prima cosa da fare è un elenco scritto delle persone da fotografare. Nome, cognome, reparto, sede, indirizzo email. Sembra banale, ma è l’elenco che evita le domande del giorno dopo: chi mancava, chi era in ferie, chi non sapeva nulla. Lo stesso elenco servirà al fotografo per assegnare le gallerie e a te per raccogliere le selezioni.

Poi serve un referente unico. Una sola persona che parla con il fotografo, che risponde ai colleghi e che prende le decisioni piccole senza convocare una riunione. Quando i referenti sono due o tre, le informazioni si perdono tra le email e il fotografo riceve indicazioni contraddittorie. Il referente non deve essere un esperto di immagine: deve avere l’agenda in mano.

Io faccio così: il primo contatto con il referente è una call iniziale. In quella chiamata chiarisco quante persone sono coinvolte, dove si lavora e che stile serve. Da lì esce il piano della giornata. Per questo conviene arrivare alla call con l’elenco già pronto, anche se provvisorio.

A cosa servono le foto del team aziendale: sito, LinkedIn, firma email

Le foto del team aziendale finiscono quasi sempre in tre posti. La pagina del team sul sito, i profili LinkedIn delle persone, la firma delle email. Tre usi diversi, con tagli diversi. Sul sito le foto stanno una accanto all’altra, quindi devono essere coerenti tra loro. Su LinkedIn la foto è singola e va bene un ritratto più stretto. Nella firma email è minuscola: conta che il viso si riconosca.

Decidere gli usi prima dello shooting cambia il modo in cui si fotografa. Se le foto vanno sul sito in una griglia, tutti devono avere lo stesso sfondo, la stessa luce, la stessa distanza dalla fotocamera. Un ritratto scattato in un’altra giornata, con un’altra luce, si nota subito nella griglia. Per questo conviene dire al fotografo dove andranno le immagini, oltre a chi deve fotografare.

Se vuoi un riferimento per il taglio LinkedIn, ho scritto una guida alla foto profilo LinkedIn con formati e errori frequenti. Devi ancora convincere la direzione che le foto originali battono le foto stock? Gli argomenti sono nell’articolo su perché le foto aziendali professionali fanno la differenza per il brand.

Lo spazio in ufficio: come sceglierlo e prepararlo con il fotografo

Lo spazio va concordato con il fotografo, non scelto da soli. Il motivo è semplice: ogni fotografo porta un set diverso e ha esigenze diverse di luce e di distanza. Il modo più rapido per decidere è mandare, prima della call, due o tre foto fatte con il telefono delle stanze disponibili. Una sala riunioni, un corridoio ampio, un angolo con una parete libera. Il fotografo vede subito cosa può funzionare.

Io lavoro in due modi: in studio, oppure in ufficio usando una parete neutra come sfondo o portando un fondale. Quando lo shooting è in ufficio, la stanza dovrebbe restare libera per tutta la durata del lavoro, senza passaggio di persone e senza riunioni programmate. Il resto (dove mettere le luci, da che parte fotografare) lo decide il fotografo sul posto.

Cosa controllare nella stanza prima della conferma

• Una parete libera da quadri, cartelli e loghi, oppure lo spazio per un fondale
• La possibilità di spostare sedie e tavoli per qualche ora
• Una presa di corrente raggiungibile, se il fotografo la chiede
• La stanza prenotata in agenda, così nessuno la occupa
• Un posto vicino dove chi aspetta possa sedersi senza stare nel set
• Uno specchio o un bagno a pochi passi per una sistemata veloce

Se l’ufficio ha una stanza con un quadro o un elemento d’arredo riconoscibile, può diventare lo sfondo di tutti i ritratti. È una scelta di stile, quindi va presa insieme a chi segue l’immagine dell’azienda. Se invece nessuna stanza funziona, lo shooting in studio resta l’alternativa più semplice da organizzare. Lo valutiamo nella call.

I turni e il giorno dello shooting: un calendario che regge

I turni sono il punto in cui l’organizzazione si gioca tutto. Il principio è uno. Chiedi al fotografo quanto tempo prevede per ogni persona nel suo metodo, poi costruisci il calendario su quel numero. Non su una stima tua, non su quello che hai letto da qualche parte. Il tempo per persona dipende dal set, dal numero di scatti e da quanto il fotografo lavora con chi ha davanti.

Con quel dato in mano, prepara una lista ordinata: nome, orario, reparto. Metti per primi i colleghi con l’agenda più rigida, per esempio chi ha riunioni esterne o lavora su turni. In coda, chi è più flessibile. Inserisci qualche buco vuoto nel corso della giornata. Servono per i ritardi, per chi deve rifare la cravatta, per chi arriva in anticipo. Chi non può esserci in nessun orario va segnato subito come assente, così lo gestiamo dopo.

Il giorno stesso: cosa fa il referente

Il giorno dello shooting il referente ha quattro compiti. Accoglie il fotografo e lo porta nella stanza concordata. Tiene la lista dei turni e la aggiorna in tempo reale, spostando chi manca. Chiama la persona successiva senza farla aspettare nel set. E a fine giornata controlla con il fotografo chi è stato fotografato e chi no, nome per nome. Questa ultima verifica, fatta subito, evita di accorgersi di un assente a cose fatte.

Il messaggio ai colleghi: cosa scrivere (testo da copiare)

I colleghi vanno avvisati con un messaggio chiaro, almeno qualche giorno prima. Devono sapere quando, dove, quanto resta da fare e cosa indossare. Con me funziona così: prima dello shooting invio all’HR una guida su cosa indossare, da girare al team. Il messaggio che segue è una traccia da copiare e completare. Le parti tra parentesi quadre le compili tu con i dati del tuo caso.

Due accorgimenti. Il primo: allega la lista degli orari al messaggio, non mandarla separata, altrimenti arriveranno molte richieste di conferma. Il secondo: chi detesta farsi fotografare esiste in ogni ufficio, e un messaggio secco lo mette ancora più a disagio. A quelle persone puoi girare l’articolo su come sentirsi a proprio agio davanti alla fotocamera: non risolve tutto, ma abbassa la tensione.

Assenti e nuovi ingressi: come tenere le foto coerenti nel tempo

Qualcuno mancherà. Ferie, trasferta, un cliente che arriva all’improvviso. Il modo per non avere una griglia con dei buchi è deciderlo prima: cosa facciamo con gli assenti? Le opzioni sono due. Una seconda sessione nello stesso set, da concordare con il fotografo. Oppure una sessione in studio, con lo stesso sfondo o uno compatibile. Quello che non funziona è la foto fatta da un collega con il telefono “tanto per completare”: si vede, e abbassa tutta la pagina.

Per i nuovi ingressi vale lo stesso ragionamento, allungato nel tempo. Un team cambia: chi arriva mesi dopo dovrebbe avere una foto che sta bene accanto alle altre. Chiedi al fotografo, già nella call iniziale, come gestisce le persone che si aggiungono dopo il primo shooting. Se lavori con me, lo decidiamo nella call iniziale. Le opzioni in ufficio o in studio sono nella pagina dei ritratti aziendali e LinkedIn per team.

Dopo lo shooting: selezioni, file e consegna a chi li usa

Finito lo shooting, il lavoro del referente non è finito. Nel mio metodo ogni persona riceve una galleria online privata con i propri scatti. Da lì sceglie il ritratto che preferisce, usando un modulo. Il referente deve sapere chi ha scelto e chi no, e sollecitare i ritardatari. Basta una selezione mancante per bloccare la pagina del team. Concorda con il fotografo una data entro cui raccogliere tutte le scelte.

Poi c’è la consegna. Decidi prima chi riceve i file definitivi. Di solito chi gestisce il sito, chi segue i social dell’azienda e le persone stesse, per LinkedIn e firma email. Chiedi al fotografo di nominare i file in modo riconoscibile, con nome e cognome. Poi conserva una copia in una cartella condivisa dell’azienda, non sul computer di una sola persona. Quando qualcuno se ne va, la foto resta dove serve.

Un’ultima cosa, che non riguarda la fotografia. Prima di mettere online le foto, verifica con chi segue la privacy in azienda che siano stati gestiti gli adempimenti necessari per gli usi concordati.

Domande frequenti sulle foto del team aziendale

Altre domande frequenti sullo shooting in ufficio